Politique de confidentialité

 

Version en date du 07/02/2022

 

Préambule

 

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.
Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, …).
Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …), que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine ces finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.
Pour la SARL TAMARINA, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la SARL TAMARINA, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.
La SARL TAMARINA se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement.
Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.

 

Sommaire

 

1. Pourquoi LA SARL TAMARINA a-t-elle besoin de collecter vos données ?
2. Quelles sont les données que LA SARL TAMARINA collecte ?
3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?
4. Combien de temps sont conservées vos données ?
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
   1. Vos droits sur vos données
   2. L’exercice de vos droits
6. Avec qui LA SARL TAMARINA partage-t-elle vos données ?
7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?
8. Comment LA SARL TAMARINA sécurise-t-elle le traitement vos données ?
9. Champs obligatoires
10. Politique Cookies
11. Réseaux Sociaux
12. Privacy by Design/by Default
13. Accountability

 

1. Pourquoi la SARL TAMARINA a-t-elle besoin de collecter vos données ?

Les données que la SARL TAMARINA collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :

S’agissant des données des utilisateurs du site :

• Répondre aux demandes reçues via la rubrique « contact »
• Gérer les cookies

Pour ce qui concerne les données des clients et prospects :

• La gestion des contrats (réservation, factures, paiements) ;
• La gestion des comptes clients ;
• La gestion de la fidélisation / satisfaction
• La gestion et le suivi des demandes des prospects ;
• Le suivi des réclamations ;
• L’établissement des statistiques commerciales et financières ;
• La gestion de la comptabilité ;
• La gestion des impayés n’entrainant pas l’exclusion de la personne pour toute transaction à venir ;
• La gestion des éventuels précontentieux et contentieux ;
• La gestion des demandes d’exercice des droits reconnus aux personnes concernées au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelles.

Pour ce qui concerne les données des fournisseurs partenaires :

• La gestion des comptes fournisseurs : réalisation d’opérations administratives liées aux contrats, commandes, réceptions, factures, règlements et à la comptabilité ;
• L’édition des titres de paiements ;
• La fourniture de sélections de fournisseurs pour les besoins de la SARL TAMARINA ;
• La tenue d’une documentation dans le cadre du suivi des fournisseurs ;
• L’établissement de statistiques financières (chiffre d’affaires par fournisseurs, …) ;
• La gestion des éventuels précontentieux et contentieux ;
• La gestion des demandes d’exercice des droits reconnus aux personnes concernées au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelles.

De façon générale, la SARL TAMARINA ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

 

2. Quelles sont les données que la SARL TAMARINA collecte ?

La SARL TAMARINA collecte différents types de données personnelles vous concernant :

• Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
  • Lorsque vous remplissez un formulaire de contact,
  • Lorsque vous adressez une demande de réservation ;
  • Lors de l’établissement d’une facture,
  • Lorsque vous contactez la SARL TAMARINA pour poser une question, introduire une réclamation,
  • De façon générale, lorsque vous échangez avec la SARL TAMARINA de toute autre manière.

La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astérisque, sont indispensables à la SARL TAMARINA pour traiter votre demande. Sans ces informations, la SARL TAMARINA ne pourra traiter votre demande.

• Les données personnelles créées par la SARL TAMARINA

Sur la base des données personnelles qu’elle détient, la SARL TAMARINA peut être amenée à créer ou inférer des données vous concernant. Le cas échéant ces données sont nécessaires à :

• • La gestion de la facturation et de la comptabilité
  • La réalisation des statistiques commerciales et financières
  • La gestion et le suivi des réclamations

• Les données personnelles que nous collectons automatiquement

Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site de la SARL TAMARINA, notamment, les informations sur votre navigation. La SARL TAMARINA utilise des cookies et d’autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site de la SARL TAMARINA.

Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.

 

3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?

La SARL TAMARINA collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, la SARL TAMARINA collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.

L’exécution des relations contractuelles avec la SARL TAMARINA
Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat :

• Concernant les clients et prospect : les données nécessaires l’établissement d’une réservation, d’une facture ;
• Concernant les fournisseurs : les opérations administratives liées aux contrats, commandes, réceptions, factures ainsi que l’édition des titres de paiement ont également pour base juridique l’exécution du contrat entre la SARL TAMARINA et le fournisseur concerné.

Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la SARL TAMARINA

Certaines de vos données sont traitées par la SARL TAMARINA pour répondre à ses obligations légales, notamment :

• En matière d’obligations comptables et fiscales pour la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs ;
• Pour le traitement des demandes d’exercice de droits reconnus aux personnes concernées au titre de la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel

Votre consentement
Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, la SARL TAMARINA peut traiter vos données pour : déposer des cookies dans les conditions décrites dans la Politique Cookies.
À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement, selon les modalités décrites dans la section 5.2 de la présente Politique, sans toutefois remettre en cause la légalité du traitement reposant sur le consentement et mis en œuvre avant le retrait.

Les intérêts légitimes de la SARL TAMARINA
La SARL TAMARINA pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour :

• Concernant les clients et prospects :
  • La gestion des réclamations
  • La gestion des éventuels précontentieux ou contentieux
  • La gestion des impayés n’entrainant pas l’exclusion de la personne pour toute transaction à venir
  • L’établissement des statistiques commerciales et financières

• En matière de gestion des fichiers fournisseurs :
  • La sélection de fournisseurs ;
  • La tenue d’une documentation dans le cadre du suivi des fournisseurs ;
  • L’établissement de statistiques financières ;
  • La gestion des éventuels précontentieux et contentieux

 

4. Combien de temps sont conservées vos données ?

Vos données sont conservées par la SARL TAMARINA pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.

Concernant les visiteurs du Site

Pour plus d’information sur les durées de conservation des données collectées par le biais des cookies installés sur le Site, veuillez consulter notre Politique Cookies

Concernant les données des clients et prospect

• En matière de gestion des demandes émanant de prospects
  La SARL TAMARINA conservera les données collectées pour la durée nécessaire au traitement de la demande et pour un maximum de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact du prospect avec la SARL TAMARINA (par exemple, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courrier électronique ou la date du dernier échange téléphonique).
• En matière de gestion des contrats,
  Les données vous concernant et nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles peuvent également être conservées par la SARL TAMARINA pour la gestion des activités commerciales pour une durée de trois (3) ans à compter de leur collecte ou de votre dernier contact.Après l’exécution du contrat, la SARL TAMARINA pourra être amenée à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable.
• En matière de traitement des réclamations,
  Les données ne sont collectées que dans les cas où la réclamation nécessite un suivi et ne sont conservées que pour la durée nécessaire à la résolution de ladite réclamation.
• En matière d’éventuels précontentieux ou contentieux
  Les données traitées sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante. Les données traitées pour gérer un éventuel contentieux sont supprimées lorsque les recours ne sont plus possibles contre la décision rendue pour la faire exécuter. Toutefois, les décisions prononcées pourront être conservées par la SARL TAMARINA à titre d’archive définitive en raison d’un intérêt historique.
• En cas d’exercice des droits qui vous sont reconnus au regard de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles

Les données relatives aux justificatifs d’identité peuvent être conservées pendant un délai d’un (1) an.

Concernant les données Fournisseurs partenaires
Les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de la gestion des contrats et des relations fournisseurs sont conservées pour la durée de la relation contractuelle augmentée des durées de conservation imposées légalement et/ou des délais légaux de prescription applicables.
Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de la SARL TAMARINA (Cf. Art. 5.2 de la présente Politique).

 

5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

5.1. Vos droits sur vos données

Droit d’accès à vos données
Vous pouvez obtenir de la SARL TAMARINA la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès à l’ensemble des données et informations détenu par la SARL TAMARINA.

Droit de rectification de vos données
Vous pouvez obtenir de la SARL TAMARINA, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

Droit à l’effacement de vos données
Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la SARL TAMARINA l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la SARL TAMARINA sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité de vos données
Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la SARL TAMARINA de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la SARL TAMARINA (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.

Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. En cas de traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique), tout comme vous pouvez vous opposer à tout moment au dépôt de cookies (cf. Article 10 de la présente Politique).

Droit à la limitation du traitement de vos données
Vous pouvez demander à la SARL TAMARINA de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

• vous contestez l’exactitude des données utilisées par la SARL TAMARINA,
• vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
• en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
• vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données
Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique).
De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

Droit de donner des directives post mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier, au DPO de la SARL TAMARINA (Cf. Art. 5.2) mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le site internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/ ou par voie postale à : CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

5.2. L’exercice de vos droits

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à : dpo@janar.fr
Ou par courrier à : LA SARL TAMARINA – A l’attention du DPO – 6 IMPASSE DES GOELANDS – 97434 SAINT-PAUL

Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’effacement, …) et la société concernée par la demande. La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

La SARL TAMARINA vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après avoir contacté la SARL TAMARINA, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

 

6. Avec qui la SARL TAMARINA partage-t-elle vos données ?

Vos données à caractère personnel sont principalement destinées aux services internes dûment habilités de la SARL TAMARINA.
Toutefois, et dans la mesure où cela est rendue nécessaire pour la réalisation de tout ou partie des finalités visées au point 1 de la présente Politique de Confidentialité, vos données sont susceptibles d’être transmises ou rendues accessibles aux prestataires et aux tiers autorisés agissant en qualité de prestataire, co-responsable de traitement ou responsable de traitement distinct
En ce qui concerne les données que nous collectons sur le site internet peuvent avoir accès à vos données :

• Le personnel habilité de la SARL TAMARINA en charge de la gestion des réponses
• Le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et la SARL TAMARINA fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en vertu de l’article 28 du RGPD notamment celles habilitées pour la maintenance du site internet

En matière de gestion de clients et prospects, peuvent avoir accès à vos données ou être destinataires de vos données :

• Les services internes de la SARL TAMARINA ainsi que la direction de la SARL TAMARINA
• Le personnel habilité de LA FINANCIÈRE JANAR en charge de la gestion de la comptabilité au niveau Groupe ainsi que les personnels et tiers chargés du contrôle (experts-comptables, commissaires aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôles …)
• Le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et la SARL TAMARINA fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en vertu de l’article 28 du RGPD notamment celles habilitées pour la maintenance des serveurs et postes informatiques et des logiciels de comptabilité.
• Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ainsi que les prestataires chargés du recouvrement le cas échéant

En matière de gestion des données fournisseurs, celles-ci peuvent être transmises :

• Au personnel interne chargé de la gestion de la comptabilité (Service comptabilité, direction de la SARL TAMARINA) ;
• Aux organismes publics agissant en qualité de tiers autorisés dans le seul but de répondre aux obligations légales de la SARL TAMARINA ;
• Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ainsi que les prestataires chargés du recouvrement le cas échéant ;
• Au personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et la SARL TAMARINA fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en vertu de l’article 28 du RGPD.

 

7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la réglementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.

 

8. Comment la SARL TAMARINA sécurise-t-elle le traitement vos données ?

La SARL TAMARINA met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.

Les infrastructures de la SARL TAMARINA sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité.

Dans le cas où la SARL TAMARINA serait susceptible de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, elle s’engage à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.

En cas de violation de données à caractère personnel, c’est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

 

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

• la nature de la violation ;
• les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
• les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
• les conséquences probables de la violation ;
• les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
• le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, la SARL TAMARINA n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

• vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n’est pas autorisée à y avoir accès ;
• des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
• cette communication exige pour la SARL TAMARINA des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

 

9. Champs obligatoires

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous êtes partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.

 

10. Politique Cookies

Pour en savoir plus sur les modalités de traitement des données collectées par le biais des cookies installés sur le Site, veuillez consulter notre Politique Cookies disponible ici ainsi qu’en bas de chacune des pages du Site

 

11. Réseaux Sociaux

La SARL TAMARINA est présente sur Facebook, Instagram, Linkedin…

 

12. Privacy by Design/by Default

La SARL TAMARINA s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, notamment la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.

 

13. Accountability

Afin de respecter le principe d’Accountability, la SARL TAMARINA :

• adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
• conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition…) ;
• réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.
  L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.